Netwerk- en mediabeheerder

Netwerk- en mediabeheerder

3. Adviesrapport

Inleiding

Het voorlichtingsbureau Kunststof Kozijnen Nederland (KKN) groeit als kool. Het bureau gaat uitbreiden en wil verschillende afdelingen maken.

kunststof-kozijnen-header

Situatie

Op dit moment heeft KKN acht medewerkers. Directeur Riaaz Hassani heeft zijn eigen kantoor, net als zijn secretaresse. Daarnaast zijn er nog zes medewerkers die allemaal hetzelfde werk doen: voorlichting geven, administratie voeren, telefoon aannemen, bij klanten op bezoek gaan, informatie verzamelen enzovoort.

Er is op dit moment zo veel werk dat KKN gaat uitbreiden. Het betekent dat men naar een nieuw pand gaat (zie bijlage 1) en de directeur vindt dit een mooi moment om de organisatie te veranderen. Tot nu toe had de organisatie kenmerken van een matrixorganisatie. De directeur wil meer in de richting gaan van een lijnorganisatie en in de toekomst verder uitbouwen naar een lijn-staforganisatie.

Riaaz Hassani wil het aantal medewerkers in eerste instantie uitbreiden naar twaalf en tegelijkertijd de taken herverdelen. Mogelijk zal er in de toekomst verder uitgebreid worden. Hij ziet de volgende afdelingen voor zich:

  • Directie (één persoon)
  • Secretariële ondersteuning (twee personen)
  • Administratie (twee personen)
  • Telefoniste (één persoon)
  • Research & Ontwikkeling (drie personen)
  • Buitendienst (drie personen)

Taken:

  • De directeur en de secretaresses houden zich voornamelijk bezig met het Office-pakket in de vorm van Microsoft Office.
  • De Administratie zal Exact gaan gebruiken.
  • De telefoniste zal naast het beantwoorden van de telefoon licht administratief werk doen, zoals het typen van een interne nieuwsbrief of het bijhouden van de lief-en-leed-pot.
  • De afdeling Research & Ontwikkeling houdt bij wat er in de markt allemaal gebeurt en maakt nieuwe ontwerpen voor kozijnen. Deze medewerkers gaan dat doen met AutoCAD 2017. Ook maakt deze afdeling in de toekomst de voorlichtingsfolders in kleur, bewerkt digitale foto’s en stelt voorlichtingsfilms samen voor gebruik op beurzen.
  • De afdeling Buitendienst bezoekt klanten en geeft presentaties en voorlichting op beurzen. Is een tablet pc handig voor de Buitendienst?

In eerste instantie leek het de directie een goed idee om per afdeling te bekijken wat voor configuratie er nodig was. Daarbij was ook de prijs van belang, omdat het budget geen al te hoge uitgaven toelaat. Er moest dus gekeken worden naar een voor het doel geschikte computer voor een zo laag mogelijke prijs. Toen dat eenmaal uitgewerkt was, kwamen de volgende vragen op die de directeur nu bij jou neerlegt om verder uit te zoeken:

  • Er wordt geklaagd over de huidige snelheid van het internet. Welke mogelijkheden zijn er om sneller internet te hebben en wat dat kost?
  • Heeft dat nog gevolgen voor de configuraties?
  • Welke materialen moeten er aangeschaft worden om de internetverbinding voor iedereen beschikbaar te maken? Heeft dat nog gevolgen voor de configuraties?
  • Is er een server nodig? Wat voor computer hebben we dan nodig? Waarvoor gaan we deze gebruiken?
  • Hoeveel meter bekabeling is er nodig? Wat voor soort kabels moeten dat zijn? Hebben we verschillende soorten kabels nodig?
  • Stel dat we besluiten om een draadloos netwerk te nemen: is dat dan veilig genoeg? Waar moeten we op letten? Hoe zit het met de kosten in vergelijking met een bekabeld netwerk?
  • Zou een VoIP-verbinding een optie zijn in plaats van de gebruikelijke telefoonverbinding? Wat is daarvoor nodig? Wat zijn de voor- en nadelen?
  • Wat zouden onze klanten en leveranciers prettig vinden op het gebied van ICT? Kunnen we dat realiseren en hoe doen we dat?
  • Wat is er nog meer nodig op ICT-gebied in het nieuwe gebouw?

mp3i1

Uiteindelijk wil de directie een adviesrapport ontvangen waarin alle informatie overzichtelijk is opgenomen en waarin zowel de totaalprijs van alle benodigdheden als de prijs per onderdeel staat. Er moet een bekabelingsplan zijn voor het nieuwe gebouw.

Ook moet je een onderzoek doen naar de verschillende mobiele internetdiensten. De resultaten van dit onderzoek moet je aan de directeur presenteren. Hij overweegt namelijk om de buitendienstmedewerkers een mobiele internetaansluiting te geven.

Ook wil hij in een organigram kunnen zien hoe jij de nieuwe organisatiestructuur indeelt. Op basis daarvan maak jij een voorstel voor het nieuwe computerpark. Met het oog op de toekomst vraagt hij je ook om aan te geven hoe je de lijnorganisatie zou uitbouwen naar een lijn-staforganisatie. Welke functies of afdelingen zie je als mogelijkheid in deze organisatie? Zou dat kunnen wachten of kan het beter nu direct gebeuren? Welke managementniveaus zou jij aanbrengen? Kies je voor een horizontale taakverdeling of een verticale taakverdeling? Doe je dat op basis van functionaliteit, product, geografie of marktsegment?

Nu het bedrijf zo groeit, komen er nieuwe vragen op. Zou het zinvol zijn om met een ander bedrijf samen te gaan werken in een bepaalde vorm? Welke vorm zou dat dan moeten of kunnen zijn? Wat voor soort samenwerkingspartner is dan geschikt?

Een aantal jaren geleden is Riaaz Hassani in zijn eentje begonnen. KKN heeft daardoor nu nog als ondernemingsvorm de eenmanszaak. Dat is het nu niet meer en met de komende groei is dit een geschikt moment om van rechtsvorm te veranderen. Wat zijn de mogelijkheden?

Mocht je aanvullende informatie nodig hebben, dan kun je de directeur schriftelijk benaderen met je verzoek. Je hebt zijn toestemming om te zorgen voor een zo goed mogelijke ICT-omgeving voor de werknemers. Alles wat jij nodig vindt, mag je in het plan opnemen, zolang je maar kunt verantwoorden waarom het nodig is. Nog niets staat vast. Jouw advies is een belangrijke factor in de besluitvorming.

Maak een planning om dit project te kunnen uitvoeren.

(zie voor de uitleg van Windos 10 Windows 10; installeren, configureren en beheren)

(zie voor de uitleg van hardware  Hardware voor ICT-support, incl. elektrotechniek)

(zie voor de uitleg van het netwerk Datacommunicatie, deel 1, Inleiding netwerken en Netwerkbeheer met Windows Server 2012 en Windows 8, deel 1)

Definitiestudie

Het eindrapport moet de volgende punten bevatten:

  • Een overzicht in de vorm van een grafiek of diagram waarin de verschillende mobiele internetaansluitingen tegen elkaar zijn uitgezet. Kijk hier ook naar variabel gebruik. Laat zien in welke omstandigheden welke aanbieder het voordeligst is.
  • Positieve en negatieve punten van internet op iedere werkplek. Een argumentatie waarom wel of geen internet op iedere werkplek zinvol is.
  • Een overzicht van mogelijke internetverbindingen, inclusief een kostenvergelijking en de voor- en nadelen van de opties.
  • Een overzicht van eventueel aan te schaffen materialen met prijzen.
  • Een overzicht over het soort gebruik van een server, geschikte hardwareoplossingen daarvoor en prijzen.
  • Een voorstel voor de bekabeling met maten en afstanden, ingetekend in de plattegrond van het gebouw.
  • Informatie over een draadloos netwerk met een volledig overzicht van de beveiligingsmogelijkheden.
  • Een vergelijking van de kosten van een bekabeld netwerk en een draadloos netwerk.
  • Informatie over een VoIP-verbinding. De voor- en nadelen zijn uitgewerkt, aan te schaffen materialen zijn overzichtelijk aangegeven en er is een prijsvergelijking met een normale telefoonlijn.
  • Een overzicht van ideeën om aan mogelijke wensen van klanten en leveranciers te voldoen. Aangegeven is wat realiseerbaar is.
  • Eventueel nog te implementeren ICT-mogelijkheden in het gebouw, met kosten uitgewerkt.
  • Een organigram van de huidige organisatie, de op korte termijn te realiseren organisatie en de op langere termijn te realiseren organisatie.
  • Een beschrijving van de onderliggende argumenten voor de toekomstige organisatievorm.
  • Een uitwerking van de mogelijkheden voor samenwerking met andere bedrijven, waarbij ook mogelijke partners of branches genoemd worden.
  • Een overzicht van rechtsvormen die geschikt zijn voor de toekomst van KKN.

Houd een logboek bij waarin je verantwoording aflegt over de verrichte werkzaamheden.

Bij de bronnen zit een voorbeeld van een format voor het eindrapport en een voorbeeld voor het format van het logboek.

Adviesrapport

Als de directeur heeft aangegeven voldoende informatie te hebben gekregen uit de definitiestudie, wordt op basis daarvan een adviesrapport gemaakt. In sommige gevallen heeft de directeur misschien al zelf een keuze gemaakt, in andere gevallen vraagt hij jou om een advies over de te maken keuze.

In het adviesrapport wordt geen nieuwe informatie ingebracht. Op basis van de informatie in de definitiestudie worden keuzes gemaakt die vervolgens beargumenteerd worden. De lay-out en de volgorde zijn gelijk aan de lay-out en de volgorde van de definitiestudie. Het adviesrapport zal een belangrijke rol spelen in de keuzes die het bedrijf gaat maken voor toekomstige ontwikkelingen. Je presenteert je adviesrapport aan je leidinggevende.

Houd een logboek bij waarin je verantwoording aflegt over de gedane werkzaamheden.