Netwerk- en mediabeheerder

Netwerk- en mediabeheerder

20. Holland Culture

Inleiding

Je werkt als netwerkbeheerder bij Holland Culture, een organisatie die grote internationale ondernemingen adviseert over het omgaan met andere culturen. Er wordt vaak in het Engels om informatie verzocht door buitenlandse bedrijven. Het bedrijf is de laatste twee jaar explosief gegroeid. Er werken nu ongeveer honderd mensen. Er is op dit moment behoefte aan een meer gestructureerd opgezette servicedesk.

Situatie

In het verleden was alles bij Holland Culture nog overzichtelijk. Je kon met je collega samen vanaf je werkplek contacten met de gebruikers onderhouden en naar hen toegaan om problemen op te lossen. Daarvoor is de organisatie nu te groot geworden. Er moet een professioneel opgezette servicedesk komen. Je chef heeft bij diverse andere organisaties gekeken en het lijkt hem goed om daarbij het programma TOPdesk te gebruiken. Hij vraagt jou om het programma te installeren en uit te zoeken hoe het werkt.

Naast je werkzaamheden op de servicedesk ben je ook de netwerkbeheerder en de webmaster van Holland Culture. In dat kader vraagt jouw chef je om een informatief stuk te maken over ‘Culturen in Nederland’. Hij wil een pagina over normen en waarden die te maken hebben met cultuur, een pagina over cultuurverschillen, een pagina over subculturen, een pagina over stereotypen, vooroordelen en discriminatie, een pagina over integratie en de verschillende culturen in Nederland en een pagina over globalisering. Je moet hiervoor overleggen met een Engelse relatie van het bedrijf, die goede ideeën heeft over de invulling van de website.

De bedoeling is dat potentiële klanten die op de website kijken, direct de indruk krijgen dat men veel weet over deze onderwerpen. Tenslotte verdient Holland Culture haar geld met het adviseren van grote internationale ondernemingen over de omgang met andere culturen, dus moet ze zelf uitstralen dat ze daar expert in is. De pagina’s moeten daarom ook in een Engelse versie beschikbaar zijn.

Definitiestudie

Om te beoordelen of TOPdesk geschikt is voor Holland Culture moet je uitzoeken hoe je moet inloggen, hoe je een melding moet verwerken, welke rechten er in het programma bestaan en welke mogelijkheden er verder in het programma zijn. Natuurlijk is het belangrijk te weten hoe TOPdesk binnen de netwerkomgeving van Holland Culture is te gebruiken. Je moet de juiste terminologie kunnen gebruiken. Ook moet je een advies geven over de organisatorische consequenties van het gebruik van TOPdesk. Bedenk wat er allemaal nodig is om met het programma te kunnen werken.

Als webmaster moet je informatie zoeken over de gevraagde onderwerpen. Je moet bedenken of de gegeven indeling in verschillende pagina’s logisch is, afgaande op de inhoud van de gevonden informatie.

Het eindrapport zal de volgende punten bevatten:

  • Een korte beschrijving van minimumeisen met betrekking tot het gebruik.
  • Een globale beschrijving van de mogelijkheden van TOPdesk.
  • De consequenties voor het netwerk.
  • De organisatorische consequenties voor de servicedesk.
  • Een globale beschrijving van informatie over ‘Culturen in Nederland’.

Houd een logboek bij waarin je verantwoording aflegt over de verrichte werkzaamheden.

Ontwerp

Als je chef akkoord is, moet er een ontwerp worden gemaakt voor de gekozen oplossing. Dit doe je natuurlijk op basis van de definitiestudie. In een ontwerprapport wordt een opsomming gegeven van de functionaliteiten die aanwezig moeten zijn.
De functionaliteiten moeten worden ingedeeld op basis van een zogenoemde MoSCoW-analyse, hetgeen staat voor ‘Must have’, ‘Should have’, ‘Could have’, ‘Won’t have’.

De functionaliteiten worden meestal aangegeven door de opdrachtgever, eventueel in samenspraak met (externe) deskundigen. Voor dit project zul je de informatie moeten halen uit de beschrijving van de situatie en je eigen inschatting van een en ander.

Nadat alle mogelijke functionaliteiten op papier staan, worden deze ingedeeld op urgentie waarbij de MoSCoW-analyse wordt gebruikt.

Het is duidelijk dat de ‘Must haves’ in ieder geval gerealiseerd moeten worden.

  • Must have. Bij Must haves geef je globaal aan wat er aanwezig moet zijn om alles te laten functioneren.
  • Should have. Should haves zijn de zaken die wel handig zijn als ze aanwezig zijn, maar niet strikt noodzakelijk om het geheel te laten functioneren.
  • Could have. Could haves zijn de zaken die eventueel aanwezig kunnen zijn.
  • Won’t have. Won’t haves zijn de zaken die je benoemt, omdat heel duidelijk is dat deze ongewenst zijn.

Het ontwerprapport moet de volgende punten bevatten:

  • Een beschrijving van de mogelijkheden van TOPdesk.
  • Een beschrijving van de benodigdheden om met TOPdesk te kunnen werken.
  • De consequenties voor het netwerk.De organisatorische consequenties voor de servicedesk.
  • Een beschrijving van de informatie die op de site zal komen.
  • Een indeling van de informatie per pagina.

Natuurlijk houd je het logboek bij waarin je verantwoording aflegt over de verrichte werkzaamheden.

Realisatie

Op basis van het ontwerprapport maak je een TOPdesk-installatie die je gaat gebruiken om je chef een demonstratie van het programma te geven. Daarbij maak je duidelijk hoe TOPdesk werkt. Je laat zien hoe een melding binnenkomt en hoe je in het programma kunt volgen wat ermee gedaan is of wordt. Natuurlijk gebruik je daarbij de juiste terminologie. Tijdens de demonstratie vertel je je chef ook welke organisatorische consequenties het gebruik van TOPdesk heeft voor de servicedesk. Je geeft aan welke benodigdheden er zijn om met TOPdesk te kunnen werken. Je geeft een advies met argumenten om wel of niet van het programma gebruik te gaan maken.

Aansluitend aan de demonstratie van TOPdesk laat je de informatie zien die je op de website wilt zetten. Je vertelt waarom je de informatie hebt gerangschikt zoals jij dat hebt gedaan en legt uit welke keuzes je daarin hebt gemaakt. Als voorbeeld ga je op verzoek van je chef dieper in op de inhoud van een willekeurige pagina.

Natuurlijk houd je een logboek bij waarin je verantwoording aflegt over de gedane werkzaamheden.

In deze fase worden de volgende producten opgeleverd:

  • Een werkende TOPdesk-installatie.
  • Een demonstratie van TOPdesk aan de hand van een melding.
  • Een uitleg van de organisatorische consequenties van TOPdesk voor het netwerk.
  • Een uitleg van de organisatorische consequenties van TOPdesk voor de servicedesk.
  • Een overzicht van benodigdheden om met TOPdesk te kunnen werken.
  • Een advies omtrent de keuze voor of tegen TOPdesk met argumenten.
  • De gevraagde informatie over ‘Culturen in Nederland’ volgens een beargumenteerde indeling.
  • Een inhoudelijke uitleg over een willekeurige pagina uit de opgeleverde informatie.
  • Een Engelse vertaling van de gegeven Nederlandse informatie.