Medewerker ICT

Medewerker ICT

29. AccountPlus

Situatie

Je werkt als medewerker ICT bij administratiekantoor AccountPlus. Het bedrijf is van plan om te reorganiseren. Er is nu een lijnorganisatie en het bedrijf gaat naar een lijn-staforganisatie. Er is een directeur, een onderdirecteur, drie middenmanagers, vijf afdelingschefs en er zijn 26 medewerkers. Er komen een secretaresse, een ICT-beheerder en een juridisch medewerker bij.
Er zijn vijf afdelingen in het bedrijf: bedrijfsadministratie, loonadministratie, fiscale administratie, personeelsadministratie en interne bedrijfsvoering. De ICT-afdeling valt onder de interne bedrijfsvoering. AccountPlus verleent zijn diensten natuurlijk niet gratis, want uit de winst moet bijvoorbeeld jouw salaris betaald worden.

Je chef heeft je gevraagd een eenvoudige website te maken voor AccountPlus. Op de website moet ook een organigram staan van de nieuwe bedrijfssituatie. Daarnaast moet op de website duidelijk worden aangegeven of AccountPlus een organisatie, een onderneming of een bedrijf is en wat AccountPlus zoal doet.

AccountPlus controleert beroepsmatig jaarrekeningen. Ook worden jaarrekeningen opgemaakt en financiële administraties gevoerd. Verder is AccountPlus een gekwalificeerd adviseur op een breed terrein, onder meer management en organisatie, financiële administratie en fiscale aangelegenheden. De brede financieel-economische kennis maakt AccountPlus tot ‘huisarts’ voor hun cliënten en waar nodig verwijzen zij door naar specialisten.

De verschillende afdelingen gebruiken gedeeltelijk dezelfde apparatuur, zoals beamers, laptops en printers. Ook de voorraad toners, cd’s, kabels en hardware wordt door iedereen gebruikt. Het beheer en de administratie daarvan moet jij verzorgen. Tot nu toe schreven jullie alles in een schriftje, maar nu moeten jullie dat in een spreadsheet gaan bijhouden. Die spreadsheet moet jij ontwerpen. Je chef vertelt je wat hij daarbij van je verwacht. Als er vragen komen om iets uit de voorraad te gebruiken, moet je de voorraad bijwerken of de reservering vastleggen.

Voor netwerkkabels die gemaakt moeten worden, hebben jullie een grote haspel met UTP-kabel. Als er een kabel nodig is, krijg je een verzoek van de ICT-beheerder om die te maken. Je krijgt dan een opdracht met het type kabel en de lengte. Jij knijpt dan de gewenste kabel en test of hij werkt.

Informatie zoeken

Je moet nu de informatie gaan zoeken over wat een staforganisatie is en wat het verschil is met een lijn-staforganisatie en een matrixorganisatie. Ook moet je uitzoeken of AccountPlus een organisatie, een bedrijf of een onderneming is. Je moet verder uitzoeken wat je allemaal in de webomgeving kwijt wilt over AccountPlus.

Wat betreft het beheer moet je bedenken welke gegevens je wilt vastleggen in de spreadsheet. Je moet een voorraad bijhouden en een reserveringssysteem maken. Als je niet weet hoe je een spreadsheet moet maken, moet je dat gaan uitzoeken.

Het is mogelijk dat je de vraag krijgt om een kabel te knijpen voor het netwerk. Dat kan een cross-cable zijn, een straight-cable of een rollover-cable. Je moet dan wel weten hoe de draden geplaatst moeten worden. Je moet dus schema’s zoeken die dat duidelijk maken. Als je nog nooit een kabel hebt gemaakt, moet je ook uitzoeken hoe je dat moet doen.

Realisatie

Je maakt de webomgeving met een organigram van de nieuwe organisatie. Je mailt je chef wat volgens jou AccountPlus is: een organisatie, een bedrijf of een onderneming en waarom je dat denkt. In die mail leg je ook uit of AccountPlus een matrixorganisatie zou kunnen zijn en waarom je dat vindt. Natuurlijk is de mail die je stuurt een keurige zakelijke e-mail.

Je maakt de spreadsheet in Excel volgens de opdracht van je chef. Je zorgt dat de gegevens worden ingevuld. Als er iemand komt om iets te reserveren of iets uit de voorraad te halen, registreer je dat in je spreadsheet. Je moet dat zorgvuldig doen, want als je collega iets uit de voorraad wil halen, moet precies duidelijk zijn wat er nog is.
Als je van de ICT-beheerder een verzoek voor een kabel krijgt, maak je die kabel onmiddellijk. Natuurlijk test je of de kabel werkt voor je hem meegeeft.

Opleveren

Aan het eind van deze Praktijkopdracht lever je het onderstaande op:

  • Een website met organigram
  • Een zakelijke mail met onderbouwde informatie
  • Een bijgewerkte spreadsheet voor voorraadbeheer
  • Een zelfgemaakte, geteste en werkende netwerkkabel