ICT-beheerder

ICT-beheerder

7. Buurthuis De Hoek

Inleiding

Buurthuis De Hoek heeft vijftien tweedehands computers gekregen. Aan elk van de configuraties ontbreekt wel iets of werkt iets niet. Toch lijkt er heel bruikbaar materiaal tussen te zitten om de lang gekoesterde wens, een eigen internetcafé, te beginnen. Probleem is dat het buurthuis zelf niet beschikt over de kennis en de mensen om dit plan te realiseren.

buurtcentrum-buurthuis-samenmetdebuurt-haarlem-1030x579

Situatie

Buurthuis De Hoek wil een internetcafé met tien opstellingen. Hiervoor heeft het buurthuis een ruimte ter beschikking. Naast een inventarisatie van de beschikbare middelen, moet er een ontwerp komen voor de opstelling. Als dit is goedgekeurd, moet het gerealiseerd worden. Binnen dit project hoeven we niet op de benodigde software te letten, omdat het buurthuis gebruikmaakt van een gemeentelicentie bij Microsoft.

Om buurthuis De Hoek op een juiste wijze te helpen, moet worden geïnventariseerd wat er allemaal nodig is om een internetomgeving te realiseren. Ook moet worden vastgesteld wat het buurthuis nu precies heeft gekregen.

De pc’s moeten natuurlijk zo worden geconfigureerd dat ze ter plaatse zijn te gebruiken en de kans op storing minimaal is. Daarbij moet de systeemdocumentatie zo goed en volledig zijn dat ze in de toekomst eenvoudig is te onderhouden door de medewerkers van De Hoek zelf. Voor de beheerder van De Hoek moet er een onderhoudsinstructie komen. In deze instructie moet zijn opgenomen hoe de beheerder een update uitvoert van de verschillende softwarecomponenten en hoe hij een back-up maakt van de belangrijkste bestanden.

Ook moet er een instructie komen voor de bezoekers van het internetcafé. In deze instructie moet staan hoe zij het systeem opstarten en afsluiten. Ook moet erin opgenomen zijn wat zij wel en niet mogen op de systemen. Als gebruikers zelf van alles gaan installeren, zal het beheer erg ingewikkeld worden. De eerste keer zal aan jou gevraagd worden de instructie mondeling te verzorgen.

Omdat veel bezoekers van De Hoek de Nederlandse taal niet machtig zijn, moet de instructie, zowel schriftelijk als mondeling, ook in het Engels worden verzorgd.

Maak een planning om dit project te kunnen uitvoeren.

Definitiestudie

Om buurthuis De Hoek op een juiste wijze te helpen, moet worden geïnventariseerd wat er allemaal nodig is om een internetomgeving te realiseren. Ook moet worden vastgesteld welke configuraties er zijn. Op basis hiervan moet er een advies komen. In dit advies moet staan of de wens realistisch is en wat erbij komt kijken om deze te realiseren. Zo zal er bekabeling moeten worden aangelegd. Enkele voorbeelden van vragen die daarbij gesteld kunnen worden:

  • Zijn alle systemen voorzien van de juiste netwerkhardware?
  • Is er voldoende werkende hardware beschikbaar?
  • Zijn er wellicht extra apparaten nodig zoals een hub of een router?
  • Hoeveel en welke bekabeling moet er gebruikt gaan worden?
  • De computers gebruiken stroom, voldoet de bestaande voorziening?
  • Kunnen de tien opstellingen in de beschikbaar gestelde ruimte?

Een belangrijk onderdeel van het advies is de begroting van de extra kosten die gemaakt moeten worden om de internetomgeving te realiseren. In deze definitiestudie geef je globaal aan wat er aanwezig moet zijn (Must have) om alles te laten functioneren.

Het eindrapport moet de volgende punten bevatten:

  • een korte beschrijving van het huidige systeem (een samenvatting van de situatie)
  • een globale beschrijving van de alternatieve oplossingen: je benoemt minimaal twee alternatieven en werkt die uit
  • een voorlopige beschrijving van de apparatuur en de programmatuur per oplossing
  • een beschrijving van de organisatorische consequenties (denk hierbij aan beheer, begeleiding en toezicht)
  • een globale kosten-batenanalyse van elk van de genoemde oplossingen
  • een berekening waarmee wordt aangetoond of en hoe de elektrische voorziening moet worden aangepast (bereken het totale energieverbruik en ga ervan uit dat er in de betreffende ruimte één groep van 16 ampère beschikbaar is)
  • een advies omtrent de beslissing al of niet verder te gaan

Houd een logboek bij waarin je verantwoording aflegt over de gedane werkzaamheden.

Ontwerp

Als buurthuis De Hoek akkoord is, moet er een ontwerp worden gemaakt. Dit doe je natuurlijk op basis van de definitiestudie. In een ontwerprapport wordt een opsomming gegeven van de functionaliteiten. Deze kunnen worden ingedeeld op basis van de MoSCoW-analyse, wat staat voor ‘Must have’, ‘Should have’, ‘Could have’, ‘Won’t have’.
De functionaliteiten worden meestal aangegeven door de opdrachtgever, eventueel in samenspraak met (externe) deskundigen. Voor dit project moet je de informatie halen uit de beschrijving van de situatie en je eigen inschatting.

Nadat alle mogelijke functionaliteiten op papier staan, worden deze ingedeeld op urgentie waarbij de MoSCoW-analyse wordt gebruikt. Het is duidelijk dat de ‘Must haves’ in ieder geval gerealiseerd moeten worden.

M o S C o W
Must haves Should haves Could haves Won’t haves
Direct doen Snel doen Later doen (N)Ooit doen
  • Must haves: hiermee geef je globaal aan wat er aanwezig moet zijn om alles te laten functioneren.
  • Should haves: dit zijn de zaken die handig zijn als ze aanwezig zijn, maar niet strikt noodzakelijk om het geheel te laten functioneren.
  • Could haves: deze zaken kunnen eventueel aanwezig zijn.
  • Won’t haves: deze zaken benoem je omdat heel duidelijk is dat ze ongewenst zijn.

Om te kunnen vaststellen of de geschonken hardware voldoet, zal deze getest en geadministreerd moeten worden. Belangrijk is dat er een testplan wordt gemaakt, dat vervolgens wordt uitgevoerd. Dit moet leiden tot een CMDB (Configuration management database). Dit is een overzicht waarin is opgenomen uit welke componenten (soort, merk, type, fabrikant, snelheid, drivers en dergelijke) elke configuratie is samengesteld.

Het ontwerprapport moet de volgende punten bevatten:

  • Er is een beschrijving van de gekozen oplossing.
  • Er is een beschrijving van de apparatuur.
  • De organisatorische consequenties zijn duidelijk.
  • Er zijn tekeningen waarin duidelijk is aangegeven hoe de bekabeling en de apparatuur worden opgesteld (tekeningen van De Hoek zijn te vinden bij de Bronnen):
    • Hoe gaat de opstelling van pc’s eruitzien (een plattegrond)?
    • Hoe zorg je ervoor dat de opstelling ergonomisch verantwoord is: lichtinval, zitruimte, houding en dergelijke (ingetekend in de plattegrond)?
    • Welke stroomvoorzieningen moeten er worden aangebracht (ingetekend in de plattegrond)?
    • Welke netwerkapparatuur en -bekabeling moet worden aangelegd (ingetekend in de plattegrond)?
  • Er is bekend bij welke leveranciers en tegen welke kosten de extra middelen zullen worden aangeschaft.
  • Er is een testprocedure voor de onderdelen van de te demonteren systemen.
  • Er is een testprocedure voor de configuraties zoals die worden samengesteld voor gebruik in buurthuis De Hoek.

Realisatie

In deze fase worden de volgende producten opgeleverd:

  • De onderdelen worden gedemonteerd en getest. De testresultaten worden gedocumenteerd en in de CMDB opgenomen.
  • De benodigde configuraties worden geïnstalleerd en getest op basis van de testprocedure zoals die in de ontwerpfase is geformuleerd.
  • De nieuwe configuraties worden gedocumenteerd en in de CMDB opgenomen.
  • Er wordt een onderhoudsinstructie gerealiseerd voor de beheerder van De Hoek. In deze instructie moet zijn opgenomen hoe de beheerder een update uitvoert van de verschillende softwarecomponenten en hoe hij een back-up maakt van de belangrijkste bestanden.
  • Er wordt een gebruikersinstructie gemaakt voor de bezoekers van De Hoek. In deze instructie moet zijn opgenomen hoe de bezoeker de systemen kan gebruiken. Ook moet erin zijn opgenomen wat wel en niet is toegestaan. Omdat veel bezoekers van De Hoek de Nederlandse taal niet machtig zijn, moet de instructie, zowel schriftelijk als mondeling, ook in de Engelse taal worden verzorgd.

Implementatie

Lang niet alle toekomstige gebruikers zullen bekend zijn met het gebruik van computers. Daarom zal er een korte maar duidelijke instructie moeten worden gemaakt voor deze groep. Ook zullen niet alle gebruikers weten wat wel en wat niet is toegestaan; ook hierin moet worden voorzien. Het buurthuis wil een overeenkomst waarin dat is opgenomen. Gebruikers tekenen deze overeenkomst en zullen hier dan vervolgens aan worden gehouden. De opdracht is het buurthuis te adviseren over wat het moet opnemen in deze overeenkomst. Denk hierbij onder andere aan:

  • het gebruik van de printer
  • het downloaden van muziek en filmbestanden
  • het bezoeken van ongewenste sites

Omdat het buurthuis veel bezoekers krijgt die de Nederlandse taal (nog) niet machtig zijn, moeten deze documenten zowel in het Nederlands als in het Engels worden opgeleverd.

In deze fase worden de volgende producten opgeleverd:

  • de onderhoudsinstructie voor het personeel
  • gebruikersovereenkomst, zowel in het Nederlands als in het Engels
  • instructie bij oplevering aan de gebruikers van De Hoek (dit doe je in de vorm van een mondelinge instructie die tweetalig wordt uitgevoerd)

Natuurlijk houd je het logboek bij waarin je verantwoording aflegt over de gedane werkzaamheden.