ICT-beheerder

ICT-beheerder

1. Componenten selecteren

Inleiding

Het voorlichtingsbureau Kunststof Kozijnen Nederland (KKN ) is buitengewoon succesvol. Om de groei aan te kunnen, wordt er binnenkort flink uitgebreid in het aantal medewerkers. Zowel de huidige als de nieuwe medewerkers moeten allemaal zijn voorzien van goede ICT.

HomePage-v8

Situatie

Op dit moment heeft KKN acht medewerkers. Directeur Riaaz Hassani heeft zijn eigen kantoor, net als zijn secretaresse. Daarnaast zijn er nog zes medewerkers die allemaal hetzelfde werk doen: voorlichting geven, administratie voeren, telefoon aannemen, bij klanten op bezoek gaan, informatie verzamelen enzovoort.
De uitbreiding die nu voor de deur staat, zal ertoe leiden dat er binnenkort twaalf medewerkers zullen zijn die ieder een specifieke taak toebedeeld krijgen.
Uiteindelijk wil de directie van jou een adviesrapport ontvangen. Daarin is overzichtelijk alle informatie opgenomen. Zowel de totaalprijs van alles wat er qua ICT nodig is staat erin als de prijs per configuratie. Op basis van deze informatie maak jij een voorstel voor het nieuwe computerpark.
Mocht je aanvullende informatie nodig hebben, dan kun je de directeur schriftelijk benaderen met je verzoek. Je hebt diens toestemming om te zorgen voor een zo goed mogelijke ICT-omgeving voor de werknemers. Alles waarvan jij vindt dat het nodig is, mag je in het plan opnemen, zolang je maar kunt verantwoorden waarom het nodig is.

hardwares

Maak een planning om dit project te kunnen uitvoeren

(zie voor de uitleg van de verschillende hardware Hardware voor ICT-support, incl. elektrotechniek)

Definitiestudie

KKN krijgt de volgende afdelingen:

  • Directie (één persoon)
  • Secretariële ondersteuning (twee personen)
  • Administratie (twee personen)
  • Telefoniste (één persoon)
  • Research & Ontwikkeling (drie personen)
  • Buitendienst (drie personen)

Taken:

  • De directeur en de secretaresses houden zich voornamelijk bezig met het Office-pakket in de vorm van Microsoft Office.
  • De Administratie zal Exact gaan gebruiken.
  • De telefoniste zal naast het beantwoorden van de telefoon licht administratief werk doen, zoals het typen van een interne nieuwsbrief of het bijhouden van de lief-en-leed-pot.
  • De afdeling Research & Ontwikkeling houdt bij wat er in de markt allemaal gebeurt en maakt nieuwe ontwerpen voor kozijnen. Deze medewerkers gaan dat doen met AutoCAD 2017. Ook maakt deze afdeling in de toekomst de voorlichtingsfolders in kleur, bewerkt digitale foto’s en stelt voorlichtingsfilms samen voor gebruik op beurzen.
  • De afdeling Buitendienst bezoekt klanten en geeft presentaties en voorlichting op beurzen. Is een tablet pc handig voor de Buitendienst?

Het lijkt de directeur een goed idee om per afdeling te bekijken wat voor configuratie er nodig is. Daarbij is ook de prijs van belang, omdat het budget geen al te hoge uitgaven toelaat. Er moet dus gekeken worden naar een voor het doel geschikte computer voor een zo laag mogelijke prijs.

Het eindrapport moet de volgende punten bevatten:

  • een voorlopige beschrijving van apparatuur en programmatuur
  • een globale kosten-batenanalyse
  • een advies voor de beslissing om al of niet verder te gaan

Houd een logboek bij waarin je verantwoording aflegt over de gedane werkzaamheden. Bij de bronnen zit een voorbeeld van een format voor het eindrapport en een voorbeeld voor het format van het logboek.

Ontwerp

Als de directeur akkoord is moet er een ontwerp worden gemaakt. Dit doe je natuurlijk op basis van de definitiestudie.
In een ontwerprapport wordt een opsomming gegeven van de functionaliteiten die aanwezig moeten zijn om de systemen in het bedrijf te kunnen gebruiken. Mogelijk moeten er onderdelen worden aangeschaft. Hiervoor moet dan een leverancier worden aanbevolen.
De functionaliteiten moeten worden ingedeeld op basis van een zogenoemde MoSCoW-analyse. Dat staat voor ‘Must have’, ‘Should have’, ‘Could have’, ‘Won’t have’.
De functionaliteiten worden meestal aangegeven door de opdrachtgever, eventueel in samenspraak met (externe) deskundigen. Voor dit project moet je de informatie halen uit de beschrijving van de situatie en je eigen inschatting van een en ander.
Nadat alle mogelijke functionaliteiten op papier zijn gezet, worden deze ingedeeld op urgentie waarbij de MoSCoW-analyse wordt gebruikt.
Nadat alle mogelijke functionaliteiten op papier staan, worden deze ingedeeld op urgentie volgens de MoSCoW-analyse. Het is duidelijk dat de ‘Must haves’ in ieder geval gerealiseerd moeten worden.

M o S C o W
Must haves Should haves Could haves Won’t haves
Direct doen Snel doen Later doen (N)Ooit doen
  • Must haves: hiermee geef je globaal aan wat er aanwezig moet zijn om alles te laten functioneren.
  • Should haves: dit zijn de zaken die handig zijn als ze aanwezig zijn, maar niet strikt noodzakelijk om het geheel te laten functioneren.
  • Could haves: deze zaken kunnen eventueel aanwezig zijn.
  • Won’t haves: deze zaken benoem je omdat heel duidelijk is dat ze ongewenst zijn.

Het ontwerprapport moet de volgende punten bevatten:

  • een beschrijving van de functionaliteiten
  • de MoSCoW-analyse
  • een beschrijving van de uiteindelijke configuratie(s) naar aanleiding van de MoSCoW-analyse
  • advies waarin wordt aangegeven bij welke leveranciers en tegen welke kosten de middelen worden aangeschaft

Maak met behulp van een spreadsheet een overzicht waarin de prijzen van de apparatuur van de verschillende leveranciers worden vergeleken. Druk het prijsverschil uit in procenten van de hoogste prijs.

Natuurlijk houd je het logboek bij waarin je verantwoording aflegt over de gedane werkzaamheden.