Applicatie- en mediaontwikkelaar

Applicatie- en mediaontwikkelaar

26. Global Dutch

Inleiding

Je werkt bij Global Dutch, een organisatie die grote internationale ondernemingen adviseert over het omgaan met andere culturen. Er wordt vaak in het Engels om informatie verzocht door buitenlandse bedrijven. Het bedrijf is de laatste twee jaar explosief gegroeid. Er werken nu ongeveer honderd mensen.
Er is op dit moment behoefte aan een meer gestructureerd opgezette servicedesk. Ook is het door de groei nu misschien nodig om een OR (Ondernemingsraad) te hebben. Het is voor het eerst dat men hiermee te maken krijgt, dus het is niet helemaal duidelijk welke wettelijke regels er zijn en of het eigenlijk wel echt nodig is.

Situatie

In het verleden was alles bij Global Dutch nog overzichtelijk. Je kon met je collega samen vanaf je werkplek contacten met de gebruikers onderhouden en naar hen toegaan om problemen op te lossen. Daarvoor is de organisatie nu te groot geworden. Er moet een professioneel opgezette servicedesk komen. Je chef heeft bij diverse andere organisaties gekeken en het lijkt hem goed om daarbij het programma TOPdesk te gebruiken. Hij vraagt jou om het programma te installeren en uit te zoeken hoe het werkt.

Naast je werkzaamheden op de servicedesk ben je ook de webmaster van Global Dutch. In dat kader vraagt je chef je een informatief stuk te maken over ‘Culturen in Nederland’. Hij wil een pagina over normen en waarden die te maken hebben met cultuur, een pagina over cultuurverschillen, een pagina over subculturen, een pagina over stereotypen, vooroordelen en discriminatie, een pagina over integratie en de verschillende culturen in Nederland en een pagina over globalisering.

Maar het allerbelangrijkste is dat alles gebaseerd is op feiten. Feiten zoals ze door het CBS (Centraal Bureau voor Statistiek) zijn vastgelegd. Daarom word je gevraagd een grafische weergave te maken van de ontwikkeling van de Nederlandse samenleving. Hoeveel mensen komen van oorsprong waar vandaan? Deze gegevens haal je van www.cbs.nl uit Cijfers – Bevolking. Je kunt op deze gegevens selecties toepassen en deze dan importeren in een spreadsheet-programma.

De bedoeling is dat potentiële klanten die op de website kijken direct de indruk krijgen dat de organisatie veel weet over deze onderwerpen. Tenslotte verdient zij haar geld met het adviseren van grote internationale ondernemingen over de omgang met andere culturen, dus moet ze zelf uitstralen dat ze daarin expert is. De pagina’s moeten daarom ook in een Engelse versie beschikbaar zijn.

Jou wordt gevraagd om informatie over een OR te zoeken en overzichtelijk op papier te zetten. De belangrijkste vraag is óf het nodig is om bij Global Dutch een OR te hebben. Als dat wel zo is, dan is de vraag wat voor rechten en plichten die OR dan heeft.

Definitiestudie

Om te beoordelen of TOPdesk geschikt is voor Global Dutch, moet je uitzoeken hoe je moet inloggen, hoe je een melding moet verwerken, welke rechten er in het programma bestaan en welke mogelijkheden er verder in het programma zijn. Je moet de juiste terminologie kunnen gebruiken. Ook moet je een advies geven over de organisatorische consequenties van het gebruik van TOPdesk. Bedenk wat er allemaal nodig is om met het programma te kunnen werken.

Als webmaster moet je informatie zoeken over de gevraagde onderwerpen. Je moet bedenken of de gegeven indeling in verschillende pagina’s logisch is, afgaande op de inhoud van de gevonden informatie.

Het eindrapport moet de volgende punten bevatten:

  • een korte beschrijving van minimumeisen voor het gebruik
  • een globale beschrijving van de mogelijkheden van TOPdesk
  • de organisatorische consequenties voor de servicedesk
  • een globale beschrijving van informatie over ‘Culturen in Nederland’
  • een advies
  • de gevraagde informatie over de OR

Houd een logboek bij waarin je verantwoording aflegt over de verrichte werkzaamheden.

Implementatieplan

Als Global Dutch akkoord is, moet er een implementatieplan worden gemaakt voor de gekozen oplossing. Dit doe je natuurlijk op basis van de definitiestudie.

Het implementatieplan moet de volgende punten bevatten:

  • een plan van aanpak
  • een beschrijving van de gekozen oplossing, inrichtingsvoorstel (inrichting TopDesk)
  • een beschrijving van aan te schaffen software
  • de organisatorische consequenties voor de beheerders
  • de consequenties voor de gebruikers
  • een acceptatietest voor gebruik binnen Global Dutch
  • een acceptatietest voor de beheerders binnen Global Dutch

Het implementatieplan presenteer je aan de opdrachtgever, Global Dutch.

Je houd een logboek bij waarin je verantwoording aflegt over de gedane werkzaamheden.

Plan van aanpak

Inventariseer de uit te voeren activiteiten en maak een plan van aanpak, waarin je zowel de planning van de werkzaamheden als de kostenraming specifiek beschrijft. Hiervoor maak je een strokenplanning, ook wel balkenplanning of ‘Gantt Chart’ genoemd. 04-2a Planning 1

In een strokenplanning geef je de activiteiten aan door middel van stroken. Dit geeft snel een beeld van de volgorde waarin je de activiteiten moet uitvoeren en de doorlooptijd van elke activiteit.

Vaak wordt een paragraaf opgenomen in het plan van aanpak waarin de bestaande situatie, de problemen en de nieuwe situatie beschreven worden. Ook de betrokkenen bij het project worden genoemd.

In het plan van aanpak wordt ook een opsomming gegeven van alle benodigde apparatuur voor de proefopstelling. Soms worden zelfs de kosten van de proefopstelling berekend. Let op dat als je kosten berekent, je voor een bedrijf altijd de btw apart moet vermelden.

Houd een logboek bij waarin je verantwoording aflegt over de gedane werkzaamheden.

Implementatie

Op basis van het implementatieplan maak je een TOPdesk-installatie die je gaat gebruiken om je chef een demonstratie van het programma te geven. Daarbij maak je duidelijk hoe TOPdesk werkt. Je laat zien hoe een melding binnenkomt en hoe je in het programma kunt volgen wat ermee gedaan is of wordt. Natuurlijk gebruik je daarbij de juiste terminologie. Tijdens de demonstratie vertel je je chef ook welke organisatorische consequenties het gebruik van TOPdesk heeft voor de servicedesk. Je geeft aan welke benodigdheden noodzakelijk zijn om met TOPdesk te kunnen werken.

Natuurlijk houd je een logboek bij waarin je verantwoording aflegt over de gedane werkzaamheden.

In deze fase worden de volgende producten opgeleverd:

  • een werkende TOPdesk-installatie
  • een demonstratie van TOPdesk aan de hand van een melding
  • een uitleg van de organisatorische consequenties van TOPdesk voor de servicedesk
  • een overzicht van benodigdheden om met TOPdesk te kunnen werken
  • de gevraagde informatie over ‘Culturen in Nederland’ volgens een beargumenteerde indeling
  • een inhoudelijke uitleg over een willekeurige pagina uit de opgeleverde informatie
  • een Engelse vertaling van de gegeven Nederlandse informatie

Rapportage implementatie

Lang niet alle gebruikers en beheerders zullen even enthousiast zijn over het feit dat er een en ander gaat veranderen. Daarom moet er een acceptatietest worden uitgevoerd voor deze groepen:

  • een rapportage acceptatietest voor gebruik binnen Global Dutch
  • een rapportage voor de beheerders binnen Global DutchClients of different cultures