Applicatie- en mediaontwikkelaar

Applicatie- en mediaontwikkelaar

20. Gemeente Herenweg

Inleiding

Diverse grote gemeenten hebben een gezamenlijk manifest ondertekend voor onder andere meer openheid van softwareleveranciers. De Gemeente Herenweg is zelfs al wat verder en wil hebben uitgezocht welke Office-omgeving over een paar maanden de bestaande moet gaan vervangen.

tblad_0

Achtergrond

Acht grote steden publiceren ‘Manifest van de Open Gemeenten’
6 december 2006 – Acht grote gemeenten (Almere, Assen, Eindhoven, Enschede, Groningen, Haarlem, Leeuwarden en Nijmegen) hebben vandaag een Manifest gepubliceerd waarin zij hun ICT-diensten- en softwareleveranciers nadrukkelijk verzoeken om aan hun wensen voor meer openheid tegemoet te komen.
Dit Manifest komt voort uit het ‘NOiV Grote Gemeenten overleg’ en heeft als doel om een signaal af te geven naar de markt. Belangrijke zaken als interoperabiliteit, transparantie, leveranciersonafhankelijkheid en digitale duurzaamheid hebben daarin een belangrijke rol gekregen. Ook komen zij hiermee tegemoet aan de wensen van de kleine gemeenten, die door hun beperkte omvang dikwijls bot vangen bij de applicatie- en dienstenleveranciers als zij om ondersteuning van open-standaarden-software en open-source-software verzoeken.
De gemeenten hopen dat hun initiatief veel navolging krijgt. Volgende week tijdens het NOiV Symposium, zal er de mogelijkheid bestaan voor andere overheidsorganisaties om dit manifest te tekenen en daarmee dit initiatief te steunen (zie bijlage 1).

Gemeente Den Haag onderschrijft ‘Manifest van de Open Gemeenten’
12 december 2006 – Vorige week publiceerden acht grote steden (Almere, Assen, Eindhoven, Enschede, Groningen, Haarlem, Leeuwarden en Nijmegen) een manifest waarin zij pleiten voor meer openheid.
Vandaag heeft ook gemeente Den Haag dit manifest onderschreven. Hiermee komt het aantal inwoners, dat zij gezamenlijk vertegenwoordigen, op ongeveer 1,7 miljoen.
Op het NOiV Symposium zullen ook andere overheidsorganisaties de mogelijkheid hebben het manifest te ondertekenen.

Amsterdam tekent ‘Manifest van de Open Gemeenten’ en begint grootschalige proef met open-source-software
29 december 2006 – In navolging van de gemeenten Almere, Assen, Den Haag, Eindhoven, Enschede, Groningen, Haarlem, Leeuwarden en Nijmegen gaat ook Gemeente Amsterdam het ‘Manifest van de Open gemeenten’ ondertekenen. Hiermee komt het aantal inwoners, dat zij gezamenlijk vertegenwoordigen, op ongeveer 2,5 miljoen.
De Amsterdamse gemeenteraad wilde wachten met het onderschrijven van het manifest tot na de evaluatie van de testfase van ‘standaard open werkplek’. Inmiddels is die testfase afgerond en heeft de Gemeenteraad toestemming gegeven voor een grootschalige implementatie bij de gemeentelijke organisaties Stedelijke Dienst Wonen en Stadsdeel Zeeburg.
Indien dat naar wens verloopt, zal de ‘standaard open werkplek’ ook aan de andere gemeentelijke organisaties worden aangeboden.
Amsterdam verwacht veel ervaringen te kunnen delen met de andere gemeenten van het ‘OSOSS Grote Gemeenten overleg’ (zie bijlage 2).
In 2008 heeft staatssecretaris Heemskerk een belangrijke nieuwe stap gezet. Hij heeft het projectbureau OSOSS vervangen door het programmabureau NOiV (zie bijlage 3).
Het NoiV (zie bijlage 4) heeft de volgende taken:

  • invulling geven aan de activiteiten die benoemd zijn in het actieplan NOiV;
  • communiceren en voorlichting geven over het wat, hoe en wanneer van de verschillende activiteiten;
  • NOiV-activiteiten, ook als deze niet door het programma zelf worden uitgevoerd, coördineren en monitoren;
  • ondersteunen van de ontwikkeling van implementatiestrategieën voor open source software;
  • delen van kennis en ervaring door presentaties, workshops, website/wiki;
  • leveren van juridische informatie omtrent OSS-licentieovereenkomsten.

Situatie

De Gemeente Herenweg heeft inmiddels het ‘Manifest van de Open gemeenten’ ondertekend en is zelfs al wat verder. Over een paar maanden loopt het contract met Microsoft af. Er moet in ieder geval een nieuwe Office-omgeving worden aangeschaft en geïmplementeerd. Of dat nu een nieuwere versie is van Microsoft Office of een andere Office-omgeving is niet duidelijk. Wat wel duidelijk is, is dat er iets moet gebeuren. Daarbij wil de gemeentesecretaris van jou weten wat er vanuit de politiek al geregeld is en wat er nog aan komt.

Aan jou de volgende opdracht:

  • Onderzoek de politieke situatie.
  • Zoek uit welke software geschikt is om de huidige bedrijfssituatie te continueren.
  • Doe een voorstel tot migratie naar de nieuwe omgeving.
  • Richt één pc volgens het inrichtingsplan in.
  • Maak een acceptatietest en verzorg een college over het gebruik.
  • Evalueer de bevindingen.
  • Verwerk de bevindingen.

Maak een planning om dit project te kunnen uitvoeren.

Definitiestudie

Om de Gemeente Herenweg op een juiste wijze te helpen, moet worden vastgesteld en geïnventariseerd wat er allemaal nodig is om een adequate Office-omgeving te realiseren. Op basis hiervan moet er een advies komen. In dit advies staat of de wens realistisch is en wat erbij komt kijken deze te realiseren. Een paar voorbeelden van vragen die daarbij gesteld kunnen worden:

  • Welke minimumeisen stellen we aan het gebruik van de systemen?
  • Welke eisen moeten we stellen aan de beheerders?

Een belangrijk onderdeel van het advies is de begroting van de kosten die gemaakt moeten worden om een Office-omgeving te realiseren (het boodschappenlijstje).

In deze definitiestudie geef je globaal aan wat er aanwezig moet zijn (Must have) om alles te laten functioneren.

Het eindrapport moet de volgende punten bevatten:

  • verslag van de politieke situatie
  • een korte beschrijving van de minimumeisen met betrekking tot het gebruik
  • een globale beschrijving van welke software er beschikbaar moet/kan zijn
  • een globale vergelijking van de verschillende opties
  • de organisatorische consequenties voor de beheerders
  • een globale kosten-batenanalyse voor elk van de beschikbare oplossingen
  • een advies omtrent de beslissing al of niet verder te gaan met een specifieke oplossing

Houd een logboek bij waarin je verantwoording aflegt over de gedane werkzaamheden.

Implementatieplan

Als de gemeentesecretaris akkoord is, moet er een implementatieplan worden gemaakt voor de gekozen oplossing. Dit doe je natuurlijk op basis van de definitiestudie.

Het implementatieplan moet de volgende punten bevatten:

  • een plan van aanpak
  • een beschrijving van de gekozen oplossing
  • een beschrijving van aan te schaffen software
  • de organisatorische consequenties voor de beheerders
  • de consequenties voor de gebruikers
  • een acceptatietest voor gebruik binnen de gemeente
  • een acceptatietest voor de beheerders binnen de gemeente

Het implementatieplan presenteer je aan de opdrachtgever, de Gemeente Herenweg.

Plan van aanpak

Inventariseer de uit te voeren activiteiten en maak een plan van aanpak, waarin je zowel de planning van de werkzaamheden als de kostenraming specifiek beschrijft. Hiervoor maak je een strokenplanning, ook wel balkenplanning of ‘Gantt Chart’ genoemd. Zie het voorbeeld.

04-2a Planning 1

In een strokenplanning geef je de activiteiten aan door middel van stroken. Dit geeft snel een beeld van de volgorde waarin je de activiteiten moet uitvoeren en de doorlooptijd van elke activiteit.

Vaak wordt een paragraaf opgenomen in het plan van aanpak waarin de bestaande situatie, de problemen en de nieuwe situatie beschreven worden. Ook de betrokkenen bij het project worden genoemd.

In het plan van aanpak wordt ook een opsomming gegeven van alle benodigde apparatuur voor de proefopstelling. Soms worden zelfs de kosten van de proefopstelling berekend. Let op dat als je kosten berekent, je voor een bedrijf altijd de btw apart moet vermelden.

Houd een logboek bij waarin je verantwoording aflegt over de gedane werkzaamheden.

Implementatie

Lang niet alle beheerders zullen evenveel kennis hebben op het gebied van de nieuwe omgeving. Daarom moet er een korte maar duidelijke instructie worden verzorgd voor deze groep. Ook zullen lang niet alle beheerders weten hoe de conversie van het ene platform verloopt naar het andere. Ook hierin moet worden voorzien.

In deze fase worden de volgende producten opgeleverd:

  • de gebruikersinstructie
  • de taakomschrijvingen ten behoeve van de beheerders
  • instructie bij oplevering aan de beheerders van de gemeente in de vorm van een mondelinge instructie

Houd het logboek bij waarin je verantwoording aflegt over de gedane werkzaamheden.

Rapportage implementatie

Lang niet alle gebruikers en beheerders zullen even enthousiast zijn over het feit dat er een en ander gaat veranderen. Daarom moet er een acceptatietest worden uitgevoerd voor deze groepen.

  • een rapportage acceptatietest voor gebruik binnen de Gemeente Herenweg
  • een rapportage voor de beheerders binnen de Gemeente Herenweg
  • eventuele wijzigingsvoorstellen